Rooster maken in Excel: wanneer het werkt en wanneer niet

Zo zet je een goed Excel-rooster op

1. Eén tabblad per week, met de dagen als kolommen en de diensten als rijen (bijvoorbeeld "Bar avond 17–01").
2. Een apart tabblad met medewerkers: naam, functie, contracturen, uurloon en geboortedatum.
3. Keuzelijsten (gegevensvalidatie) per cel, zodat je alleen bestaande namen kunt invullen.
4. Een telling per medewerker met AANTAL.ALS of SOM.ALS, zodat je ziet of iemand aan zijn contracturen komt.
5. Voorwaardelijke opmaak om lege diensten rood te kleuren.

Waar Excel tekortschiet

• Beschikbaarheid komt binnen via losse appjes en moet je overtypen.
• Ruilen gaat buiten het rooster om; het bestand loopt achter op de werkelijkheid.
• Versies: "rooster_week42_DEF_v3.xlsx" — wie heeft de laatste?
• Regels zoals rusttijden en jongerenregels moet je zelf in de gaten houden.
• Op de telefoon is een spreadsheet slecht leesbaar, dus je team maakt een screenshot die direct verouderd is.
• Gewerkte uren en loonkosten staan nergens, dus aan het eind van de maand begint het uitzoeken.

Rekensom: wat kost je Excel-rooster echt?

Stel: je bent elke week 3 uur kwijt aan het rooster maken, beschikbaarheid verzamelen en ruilen regelen. Dat is ruim 150 uur per jaar. Zelfs als je je eigen uur maar op €25 waardeert, kost dat ruim €3.900 per jaar.

Een rooster app als Gedekt kost vanaf €10 per maand, met een vaste prijs in plaats van een prijs per medewerker.

Wanneer overstappen?

Excel is prima als je met 3 tot 5 vaste mensen werkt met steeds dezelfde diensten. Zodra een of meer van deze dingen gelden, verdien je een rooster app snel terug:

• Je hebt meer dan 8 medewerkers, of oproepkrachten en scholieren.
• Je besteedt meer dan een uur per week aan het rooster.
• Er wordt regelmatig geruild of er vallen mensen uit.
• Je wilt weten wat je personeel per maand kost.

Overstappen hoeft geen project te zijn: in Gedekt richt je je zaak in een paar minuten in. Bekijk hoe het werkt.