Een horecarooster maken: stappenplan in 7 stappen
Bijgewerkt op
Een goed horecarooster zorgt dat elke dienst gedekt is, dat je niet te veel uren betaalt en dat je team weet waar het aan toe is. Toch kost roosteren in veel zaken elke week uren. Met dit stappenplan maak je een rooster dat klopt — op papier, in Excel of in een rooster app.
1. Bepaal per dag hoeveel mensen je nodig hebt
Begin niet bij je medewerkers, maar bij je bezetting. Kijk per dag en per dagdeel naar je omzet of het aantal couverts van dezelfde week vorig jaar, reserveringen, het weer en evenementen in de buurt.
Vertaal dat naar diensten: hoeveel mensen heb je nodig in de bediening, achter de bar en in de keuken, en van hoe laat tot hoe laat? Een dinsdagmiddag vraagt iets anders dan een zaterdagavond met terras.
2. Leg vaste diensten en functies vast
De meeste weken lijken op elkaar. Leg daarom vaste diensten vast — bijvoorbeeld bediening avond 17:00–23:00 of keuken lunch 10:30–15:30 — en koppel aan elke dienst de functie die nodig is: zelfstandig werkend kok, barhoofd, runner.
Zo voorkom je dat er op zaterdag drie runners en geen leidinggevende staan. In Gedekt doe je dit één keer via afdelingen en functies en vaste diensten.
3. Verzamel beschikbaarheid op tijd
Vraag je team om hun beschikbaarheid uiterlijk een week voordat je het rooster maakt door te geven. Publiceer je drie weken vooruit (zoals de cao Horeca vraagt), dan verzamel je beschikbaarheid dus ongeveer vier weken vooruit. Spreek een vaste deadline af, bijvoorbeeld elke maandag om 12:00. Wie te laat is, wordt ingeroosterd op basis van zijn standaardbeschikbaarheid.
Werk met twee niveaus: kan en liever. Dan weet je niet alleen wie beschikbaar is, maar ook wie graag wil werken. Lees meer in beschikbaarheid van personeel bijhouden.
4. Zet eerst je vaste krachten in
Medewerkers met een vast contract en vaste dagen zet je als eerste op het rooster. Daarna vul je de overige diensten met parttimers, oproepkrachten en flexwerkers. Let daarbij op contracturen: wie 24 uur heeft, moet ook ongeveer 24 uur krijgen.
5. Controleer wet- en regelgeving
Een rooster moet voldoen aan de Arbeidstijdenwet: maximaal 12 uur per dienst, minimaal 11 uur rust tussen twee diensten en voldoende pauze. Voor jongeren onder de 18 gelden strengere regels — zie werktijden voor jongeren in de horeca.
Werk je met oproepkrachten? Dan moet je ze in principe minimaal 4 dagen van tevoren oproepen. Meer daarover in oproepkrachten inroosteren.
6. Check je loonkosten
Tel voor je publiceert de geplande uren op en vermenigvuldig ze met het uurloon (inclusief werkgeverslasten). Vergelijk dat met je verwachte omzet. Zit je ruim boven je doel, kijk dan of je diensten kunt inkorten of later laten beginnen. Zie ook loonkosten in de horeca berekenen.
7. Publiceer op een vast moment — en regel ruilen
Publiceer het rooster altijd op hetzelfde moment. Valt je zaak onder de cao Horeca, dan moet je de werkdagen en -tijden minimaal drie weken van tevoren bekendmaken; doe je dat later, dan mag de medewerker de uren weigeren. Zorg dat iedereen het op zijn telefoon kan zien, en spreek af hoe ruilen werkt: via een vast kanaal en altijd met jouw akkoord. Lees hoe je dat regelt in diensten ruilen zonder chaos.
Sneller: laat het rooster automatisch maken
Stap 3 tot en met 6 zijn precies het werk dat een computer beter kan dan een mens. In Gedekt staan je vaste krachten er al op, en vult de roostermotor de rest in op basis van beschikbaarheid, functie en contracturen. Daarna publiceer je, en krijgt je team direct een melding. Bekijk in 30 seconden hoe dat werkt.
Veelgestelde vragen
Hoe ver vooruit moet een horecarooster bekend zijn?
Volgens de cao Horeca moet je de werkdagen en -tijden minimaal drie weken van tevoren bekendmaken; anders mag de medewerker weigeren. De wet zelf noemt voor oproepkrachten een oproeptermijn van minimaal 4 dagen. Controleer welke cao voor jouw zaak geldt.
Hoeveel tijd kost het maken van een horecarooster?
Met de hand of in Excel kost een weekrooster voor een team van 15 tot 25 mensen vaak 2 tot 4 uur. Met een rooster app die automatisch invult is dat terug te brengen tot enkele minuten controleren.
Wat is de beste manier om beschikbaarheid te verzamelen?
Laat medewerkers hun beschikbaarheid zelf invullen in een app, met een vaste deadline per week. Dat voorkomt losse appjes en vergeten berichten.
Deze gids is bedoeld als algemene informatie en is geen juridisch advies. Regels kunnen veranderen en je cao kan afwijkende afspraken bevatten.